Optimizar recursos y procesos internos en las pymes: claves para una mayor rentabilidad
La optimización de recursos y procesos es la base para una mayor rentabilidad en las empresas.
Optimizar recursos y procesos es clave para hacer que nuestra empresa sea más competitiva en el mercado. Entendemos por procesos aquellas tareas que intervienen en la realización de los servicios que ofrecemos en nuestra organización y las tareas internas de gestión. En cuanto a recursos, no solo nos referimos a recursos económicos sino también humanos, aunque evidentemente están relacionados. Para optimizar estos procesos y recursos el primer paso es tener conocimiento exhaustivo de los pasos implicados en cada uno, de todas aquellas tareas que se requieren para la realización del servicio en todo su recorrido, desde el principio (creación de producto o servicio), las tareas de marketing y ventas y la atención posterior al cliente. Debemos conocer todas las tareas implicadas así como los recursos necesarios para la realización de cada una. Estas acciones de mejora u optimización implican, por un lado, una mayor eficiencia y eficacia dentro de la empresa, pero también la excelencia en el servicio y atención al cliente. El resultado de ello es una empresa más competitiva. De este modo podemos considerar 3 aspectos fundamentales para la optimización de los procesos y recursos de una empresa:
1.- Identificar los procesos y recursos implicados en cada tarea
Cómo decíamos, en esta primera fase, vamos a definir los procesos (tanto internos, como aquellos destinados a ofrecer el servicio al cliente) y establecer qué recursos son necesarios para llevarlos a cabo, teniendo en cuenta, los recursos humanos, tiempo que empleamos, materiales utilizados, coste etc.
2.- Desglosar el proceso en subtareas
En esta fase, el objetivo es dividir cada proceso en subtareas o pequeñas acciones. Es importante conocer los recursos implicados en cada paso y la interacción entre unos y otros, lo que nos aportará un mayor control. Con ello podremos tomar decisiones respecto a que cambios llevar a cabo para una mayor eficiencia.
3.- Implantación de mejoras
Al tener un mayor control de las tareas y recursos implicados podremos trazar un plan de mejora en cada uno. Estas mejoras podrán ir desde una gestión diferente del talento de la empresa, un ahorro de costes o incluso implantar algún programa informático de gestión para pymes y empresas.
Un software de gestión puede permitirte tener una mayor control sobre las tareas implicadas en tus servicios así como los recursos necesarios
4.- Establecer KPIs en las acciones clave del proceso
Para medir si nuestro plan de mejora es efectivo necesitamos definir al inicio unos KPIs o índices que nos permitan ir midiendo a lo largo del tiempo si se produce una mayor eficiacia y consecución de los objetivos marcados de forma objetiva.
5.- Analizar la información y hacer reajustes en el plan de mejora
El análisis de los resultados obtenidos nos permitirá determinar en qué medida se ha producido la mejora esperada y comparar los datos iniciales con las distintas fases para poder tomar medidas de reajuste en caso necesario. En conclusión, se trata de realizar una análisis previo que nos sirva para saber de dónde partimos e implantar un plan de acción estratégico que permita obtener el mejor resultado, utilizando los recursos de manera adecuada.
